Vous êtes à la recherche d’une salle pour accueillir vos collaborateurs ou vos partenaires ? Pour cela, il est nécessaire de prendre en compte certains critères. Entre la taille de la salle de réunion, son emplacement, ses caractéristiques techniques ou encore son prix, plusieurs paramètres doivent en effet être considérés. Découvrez des conseils pour vous aider à choisir la salle de réunion parfaite pour votre prochain événement d’entreprise.
Salle de réunion : une taille adaptée au nombre de participants
La surface de la salle doit être déterminée en fonction du nombre de participants à votre événement, mais aussi par rapport à vos objectifs. Comme cela est expliqué par Senssi, la majorité des salles de réunion ont une surface moyenne qui varie entre 30 et 50 m². Cette surface est suffisamment grande pour accueillir 16 participants, dont 7 personnes contre les murs qui disposent de 2 m² et 9 personnes qui disposent de 4 m².
Ce format est idéal pour les réunions d’entreprise, mais il convient également pour les assemblées générales, les séminaires, les conférences, les réunions syndicales… Pour une réunion qui doit accueillir 50 personnes, il faut prévoir une salle dont la surface est comprise entre 75 et 100 m². Prévoyez aussi des places supplémentaires pour l’installation des tables et pour favoriser la circulation des personnes. Pour un événement devant accueillir 100 participants, un espace minimum de 150 m² doit être prévu.
Un facteur important à prendre en compte dans le choix de la surface de la salle de réunion est la configuration des lieux. La taille doit en effet être choisie en fonction du nombre de participants, mais aussi selon qu’il s’agit d’une salle en U, en format théâtre ou en format classique. Par ailleurs, si vous souhaitez organiser des événements dans différentes villes de France, des plateformes en ligne proposent des espaces pensés et imaginés pour répondre à vos besoins, cela, à des tarifs accessibles à tous les budgets.
L’emplacement : la salle est-elle facilement accessible pour tous les participants ?
L’emplacement de la salle de réunion est un élément fondamental dans votre choix. Vous avez en général le choix entre plusieurs possibilités. Il est en effet possible d’organiser votre événement dans une salle située en centre-ville, mais vous pouvez aussi choisir de l’organiser en périphérie. Quel que soit votre choix, l’emplacement de la salle de réunion doit être facilement accessible pour la plupart des moyens de transport (voiture, bus, moto, vélo…). De plus, privilégiez un lieu qui peut se trouver aisément à l’aide d’un GPS afin d’éviter aux participants de perdre du temps dans leur recherche. Précisons d’ailleurs que l’emplacement a une incidence sur le coût de location de votre salle de réunion.
La salle de réunion dispose-t-elle de l’équipement audiovisuel nécessaire ?
Se faire voir au cours des réunions est tout aussi important qu’être entendu. Avant de louer votre salle, il est par conséquent important de vérifier si celle-ci dispose de tous les équipements audiovisuels nécessaires pour la bonne tenue de votre événement. En effet, la qualité et le type de caméra présent dans la salle sont des éléments à ne pas négliger. Une optique parfaitement cadrée donne aux participants le sentiment d’être placés au même endroit alors même qu’ils sont situés à des « kilomètres » de distance. Les équipements audiovisuels doivent aussi être capables de s’ajuster à la configuration et aux caractéristiques de la salle de séminaire.
Ainsi, vérifiez si les caméras présentes dans la pièce disposent d’un zoom optique, d’un zoom numérique ou même des deux options. En ce qui concerne les performances audio de la salle, veillez à ce que les micros soient dotés de technologies performantes et de logiciels intelligents capables d’isoler la voix de l’interlocuteur. Les micros doivent de plus être capables d’isoler les bruits de fond et de réduire au maximum l’effet de diaphonie.
Enfin, n’oubliez pas de contrôler les interactions entre les micros et les haut-parleurs installés dans la salle. Cela permettra de vous assurer qu’il n’y aura ni vibration ni distorsion au cours de votre réunion. À l’ère du numérique, il est important de vous assurer que la salle de réunion dispose d’un accès à internet en haut débit afin de permettre aux participants de communiquer facilement tout en suivant la réunion.
Trouvez une salle de réunion qui correspond à votre budget
Le prix d’une salle de réunion dépend de nombreux facteurs comme la configuration de la salle, la durée de location, les équipements et les services compris dans la location (Wi-Fi, équipements audiovisuels, café ou thé…). Ce prix prend également en compte l’emplacement de la salle et son standing. La location d’une salle de réunion comprend un coût fixe et un coût qui varie en fonction des options choisies. Les options ont par ailleurs pour objectif de simplifier l’organisation de la réunion et de rendre l’utilisation de la salle plus agréable.
Qu’il s’agisse d’une réunion à Paris, à Nantes ou à Marseille, il est alors important de prendre en compte tous ces éléments dans le budget prévu pour la location de votre salle de réunion. Pour choisir une salle qui correspond à votre budget et à vos objectifs, n’hésitez pas à comparer les offres. En plus de vous aider à gagner du temps dans vos recherches, l’utilisation d’un comparateur en ligne permet aussi d’accéder aux offres les plus attractives du marché.