La gestion quotidienne d’une entreprise est très complexe, car il y a de nombreuses tâches à coordonner. Il faut par exemple contrôler le stock, les commandes et les livraisons. Afin d’aider les entrepreneurs à bien diriger leurs activités, de nouvelles solutions comme l’ERP PGI ont vu le jour. Découvrez ici son fonctionnement et ses avantages.
Présentation de l’ERP PGI et de ses caractéristiques
Le Progiciel de Gestion Intégré (PGI) ou Enterprise Resource Planning (ERP) en anglais est un outil qui propose plusieurs fonctionnalités.
Définition
Le terme ERP PGI désigne un ensemble de modules qui facilite le pilotage des activités des organisations. Ce logiciel est relié à une seule base de données qui centralise toutes les opérations effectuées au sein de l’entité économique.
Dès qu’elle est intégrée au système de l’entreprise, la solution logicielle ERP PGI peut exécuter différentes tâches de gestion :
- la comptabilité (facturation et trésorerie),
- la gestion des stocks et des commandes dans les opérations commerciales,
- la rémunération,
- la production,
- les ressources humaines.
L’ERP PGI pilote aussi les activités liées au commerce électronique, la gestion de commerce BtoC et BtoB.
Les caractéristiques de l’ERP PGI
La solution logicielle ERP PGI est un outil unique qui réunit des applications informatiques indépendantes fonctionnant de façon harmonieuse sur une unique banque de données. Il constitue une plateforme bien élaborée qui prend en compte le processus interne des organisations.
Le progiciel de gestion intégré (PGI) procède à la mise à jour automatique de toutes les données de l’entreprise dès qu’une modification est effectuée. De même, l’application conserve l’uniformisation des pratiques de gestion instaurées par l’organisation et assure le transit efficace du flux d’informations.
L’ERP PGI récupère toutes les données stockées dans la base et effectue leur traitement. De ce fait, chaque département de l’entreprise dispose d’informations fiables qu’il peut exploiter pour mener ses opérations. Les collaborateurs peuvent y accéder à tout moment, même s’ils sont en déplacement.
Les avantages de l’utilisation d’un ERP PGI pour la gestion opérationnelle
L’outil ERP PGI est bénéfique pour les organisations, car il optimise la gestion des opérations. Il centralise le flux d’informations généré et effectue automatiquement leur traitement. L’entreprise devient plus productive. Les salariés ont à leur disposition des informations utiles et claires pour exécuter leurs tâches. Il permet aux différentes unités de l’entreprise de fonctionner en synergie. Elles ont accès à la même source d’informations et peuvent coordonner leurs activités respectives sans créer de perturbations au sein d’une autre unité.
Grâce au reporting généré par le progiciel de gestion intégré (PGI), les dirigeants ont une bonne visibilité sur les opérations qui se déroulent dans l’entreprise. Sur la base de données crédibles et détaillées, ils prennent des décisions éclairées qui contribuent au développement de l’organisation.
Comment mettre en place le système et l’intégrer aux outils et bases de données existants ?
Pour mettre en place un projet ERP, il faut réaliser un audit interne sur les méthodes de gestion, les différents outils de travail et les processus. Ce contrôle permet de faire ressortir les failles, les blocages et les besoins. Il faut ensuite choisir les fonctionnalités qui vont répondre aux préoccupations actuelles.
Vous devez aussi vérifier que le logiciel peut être mis à jour au fur et à mesure que les activités se développent. Cela permettra d’éviter des perturbations ou des blocages quand vous serez en phase de croissance. L’étape suivante est le déploiement du progiciel dans l’organisation. Pour ce faire, il faut constituer une équipe dirigée par un professionnel qui maîtrise les activités et l’ensemble des processus.
Pendant la retranscription des processus et le paramétrage de l’ERP PGI, il sera en mesure d’éviter les erreurs et de réussir l’intégration du système. Une formation continue doit être organisée au profit de tous les utilisateurs pour une bonne maîtrise de l’ERP.