Parmi les facteurs de satisfaction des clients par rapport à une entreprise, figurent sa vitrine et la qualité de sa relation client. Dans ce cadre, l’accueil téléphonique tient un rôle primordial. En effet, un standard de qualité renvoie une image positive de la société, tant sur son sérieux qu’au niveau de son écoute. L’assurance d’avoir un accueil téléphonique de qualité n’étant pas toujours très évidente, de nombreuses entreprises préfèrent opter pour l’externalisation de ce service. Il s’avère que cette solution propose de multiples avantages, sur le plan financier comme au niveau de la qualité des services.
L’externalisation de votre standard téléphonique pour gagner du temps
Externaliser son standard téléphonique est une option choisie par de nombreuses entreprises pour les divers avantages qu’elle propose.
La sous-traitance du secrétariat téléphonique offre un gain de temps important pour votre enseigne. C’est l’entreprise prestataire qui fera tout à votre place, comme filtrer les appels ou réceptionner et traiter toutes les demandes des clients. Comme on peut le voir sur la page d’IP Contact, cette solution vous permet de rester concentré sur votre cœur de métier.
Une meilleure gestion des appels de vos clients
En faisant appel à un prestataire de standard téléphonique, vous pouvez assurer une meilleure gestion de vos appels clients. En effet, cette solution ne vous libère pas uniquement du temps pour mieux vous concentrer sur d’autres tâches, c’est aussi une alternative efficace pour bien traiter vos appels.
Vous n’aurez aucun souci à vous faire en cas d’absence ou de congé du préposé au poste. Vous n’aurez pas non plus à vous inquiéter lors d’une saturation de vos lignes directes. Un sous-traitant assure la gestion de votre standard de manière à limiter les appels non aboutis.
Cette solution peut assurer votre permanence téléphonique au quotidien sur une plage horaire large. Vous pouvez également déléguer l’accueil ponctuellement, quand vous en avez besoin. À vous de définir si vous souhaitez le faire pour les appels prioritaires, les moins urgents ou encore les appels hors de vos horaires d’ouverture. Un service de télésecrétariat propose de prendre en charge la prise de rendez-vous, tandis que vous serez notifié par un système d’alerte lors d’un rendez-vous imminent, reporté ou annulé.
Des économies en externalisant votre standard téléphonique
L’externalisation du standard téléphonique est un moyen de faire des économies. Avec votre accueil téléphonique en interne, vous devrez vous acquitter de l’achat et de l’installation du matériel, notamment d’un ordinateur, d’un casque, d’une téléphonie filaire et de logiciels. Tout cela représente un coût considérable, sans parler de l’espace nécessaire pour accueillir le tout. D’autre part, l’embauche d’une personne expérimentée inclut un coût d’intégration et une charge salariale de plus pour votre entreprise.
En effet, l’entreprise n’a plus besoin d’embaucher un employé en interne en CDD ou CDI pour occuper le poste de standardiste. La structure est de ce fait épargnée de la formation à l’accueil téléphonique, puisque le service est géré par un prestataire.
Précisons qu’une embauche demande une implication et un investissement financier non négligeable avec :
- le recrutement,
- la formation,
- le management,
- la rémunération,
- la communication,
- le contrôle des agents.
En optant pour l’externalisation, vous serez libéré de toutes ces dépenses. Vous pouvez de surcroît collaborer avec un centre d’appels téléphoniques de qualité, ne nécessitant pas de contrat d’engagement et parfaitement ajusté aux besoins de vos clients.
Certains centres facturent à la carte, c’est-à-dire que vous ne paierez que les services que vous avez demandés avec une grille tarifaire transparente. Cela vous met à l’abri de toute mauvaise surprise budgétaire.
Comment bien choisir votre prestataire ?
Dans le choix de votre prestataire, il faudra sélectionner le professionnel répondant parfaitement à vos besoins. Peuvent être inclus dans la prestation :
- la prise de rendez-vous,
- la gestion de vos agendas,
- un accueil bilingue, etc.
C’est la raison pour laquelle il est important de lister les offres de services que vous souhaitez déléguer et celles qui correspondent à vos attentes et à celles de votre activité. Surtout, veillez à choisir un prestataire composé d’une équipe efficace et performante. Il doit être en mesure de proposer un service d’accueil irréprochable et une prestation de qualité optimale. Il doit donc disposer d’une équipe bien formée, compétente et expérimentée.
Enfin, la permanence téléphonique doit répondre à certains critères pour pouvoir traiter efficacement les appels et satisfaire au mieux les correspondants. En l’occurrence, un prompt décroché, une bonne posture, une excellente expression orale, une intonation vocale positive, ainsi qu’une réactivité à toute épreuve.