La dématérialisation des bulletins de paie et des factures est devenue un impératif pour les entreprises, notamment pour les PME de grande taille. En effet, à partir de 2024, il sera obligatoire pour les entreprises de recevoir ces documents de manière dématérialisée. Pire encore : dès 2026, les TPE et PME devront également émettre des factures en format électronique dans le but de réduire les délais de paiement et de lutter efficacement contre la fraude à la TVA.
C’est pourquoi si vous n’avez toujours pas sauté le pas en 2023, il va falloir ne pas trop tarder à passer du papier au numérique. Dans cet article, nous avons choisi de vous lister quelques bonnes pratiques à suivre !
Disposer de systèmes informatiques adaptés à la transition vers la dématérialisation
Tout d’abord, si vous n’avez aucun ordinateur dans votre entreprise et que vous ne fonctionnez qu’avec des calculettes pour réaliser la comptabilité par exemple, il va vous falloir à un moment donné investir dans un parc informatique. Toutefois, cela ne concerne pas que l’achat de matériel adapté. En effet, une fois que vous aurez installé vos ordinateurs et certains périphériques indispensables comme les souris et les claviers, il reste encore une étape très importante : disposer d’un logiciel certifié de gestion de paie et de factures électroniques.
Aujourd’hui, afin de vous simplifier la vie, il existe entre autres des plateformes unifiées vous permettant d’automatiser, d’échanger, de signer et même d’archiver l’ensemble de vos documents administratifs en toute sécurité. Ainsi, dans le cas où vous auriez subitement une panne matérielle dans vos locaux, vous aurez la possibilité de retrouver toutes vos données très facilement. Cela a donc les avantages des archives papier tout sans les inconvénients puisque vous n’aurez pas besoin de place cette fois-ci pour tout stocker !
Vous assurer que vos employés disposent des compétences nécessaires
Maintenant que vous avez le matériel informatique et des logiciels performants, vous vous dites que tout devrait aller comme sur des roulettes. Erreur : il est important de former l’ensemble de vos employés aux outils du numérique. Pour cela, vous pouvez faire appel à des services externes où des professionnels viendront directement sur place pour venir enseigner les bases. Toutefois de nos jours, tout peut être réalisé à distance et si vous comptez réaliser quelques économies, nous vous recommandons plutôt les cours en ligne qui s’adaptent bien à chaque individu.
Autre point capital : il est essentiel de mettre en place des processus de sécurité pour protéger les données sensibles transmises de manière dématérialisée. Pour cela, il faut vous assurer que les employés sont informés des protocoles de sécurité à suivre pour éviter les fuites de données. Si nous insistons là-dessus, c’est que le nombre de cyberattaques n’a jamais été aussi important en 2022 et il est fort à parier que le nombre ne diminuera pas en 2023.
Ainsi, si vous ne souhaitez pas vous faire voler des données compromettantes pour vous, mais également pour vos clients, nous vous recommandons d’être particulièrement vigilant avec la sécurité en n’hésitant pas à faire passer des stages de sensibilisation à vos employés.
Privilégier le cloud pour le stockage de vos données
Enfin, s’il est important de passer à la dématérialisation pour la gestion des factures et bulletins de paie, il faut être en mesure ensuite de tout stocker de manière efficace. De nombreux logiciels vous proposeront alors de passer par un serveur cloud pour cela. C’est ce que nous aurions tendance à vous recommander à l’heure actuelle puisque si vous devez changer de matériel après plusieurs dizaines années de loyaux services, vous n’aurez aucun mal à transférer toutes vos données importantes. Bien sûr encore une fois, faites attention à la sécurité !