La dématérialisation de factures consiste à remplacer un processus qui repose sur des échanges de documents et factures papier par un traitement automatique. C’est un processus complexe qui peut entraîner des pertes de données importantes à une entreprise s’il est mal mis en place. Pourquoi faire confiance à des experts pour passer aux factures dématérialisées ? Comment mettre en place un système de dématérialisation de factures ?
Pourquoi faire appel à des professionnels pour la dématérialisation de factures ?
La dématérialisation de factures est une tâche chronophage qui nécessite le savoir-faire d’un professionnel du domaine. Il existe en effet certaines règles juridiques et techniques à respecter pour la réussite d’une dématérialisation. Il est par exemple essentiel de s’assurer que les factures sont authentiques, conservées et archivées pendant une durée légale et qu’elles respectent les normes de confidentialité en vigueur. Un professionnel maîtrise les règles qu’il faut pour vous aider lors de votre transition. Il a les compétences, l’expérience et les outils nécessaires afin de vous accompagner dans le processus. Cela vous permet de gagner du temps et de vous consacrer à d’autres tâches essentielles de votre entreprise.
Comme on peut le lire sur Deltic.fr, les professionnels vous aident également à choisir la solution et les logiciels les plus adaptés à votre activité. Ils vous aident à paramétrer votre outil, à former votre équipe et à sécuriser vos échanges. Ils vous conseilleront aussi sur les obligations légales et fiscales relatives à la dématérialisation afin de vous assurer une conformité avec la réglementation en vigueur. De plus, lorsque vous faites appel à un professionnel, celui-ci s’assure lors de l’installation de l’outil qu’il s’adapte et se connecte à vos logiciels. Il vous accompagnera tout au long du déploiement de l’outil.
Comment mettre en place un outil de dématérialisation de factures ?
Voici quelques étapes que vous pouvez suivre pour mettre en place un projet de dématérialisation de factures.
Identifiez vos besoins
Avant de mettre en place votre projet de transition, vous devez avoir une idée des besoins réels de votre structure afin de définir les objectifs que l’outil atteindra. Discutez avec les membres de votre équipe afin de comprendre les problèmes qu’ils rencontrent et que l’outil devra résoudre. Établissez ensuite avec votre équipe la liste des tâches qui font perdre du temps ou qui sont source d’erreurs. Faites une liste des lacunes de l’entreprise (absence de conformité à la réglementation), des factures perdues, des doubles paiements, des erreurs de TVA, etc. Enfin, décrivez la situation actuelle de l’entreprise (les types et les formats de documents à traiter et leur volume, les reportings utilisés, etc.).
Choisissez un bon fournisseur
Avant de choisir un fournisseur, il est essentiel de savoir si la solution qu’il propose est compatible avec les logiciels actuels de votre entreprise. Il est également essentiel que l’outil ait des dispositifs de sécurité afin de vous permettre d’éviter les fraudes. Vous pouvez également demander le délai moyen requis pour mettre en place la solution. Préférez une solution qui vous permettra d’être conforme aux exigences réglementaires actuelles tout en vous préparant aux évolutions. Enfin, avant de choisir un fournisseur, demandez à voir des modèles qu’il a réalisés et qui correspondent à vos besoins afin d’avoir une idée de la qualité de ses services.
Formez vos collaborateurs et faites un suivi
Il est essentiel que vos collaborateurs soient formés sur l’utilisation de l’outil lors de son installation. La formation leur permettra d’en savoir plus sur le fonctionnement de l’outil et sur la manière dont il peut être utilisé afin de favoriser la croissance de l’entreprise. À la fin, faites des tests afin d’évaluer leur niveau de compréhension.
Il est également essentiel que vous fassiez un suivi régulier sur l’utilisation de l’outil afin de vous assurer de son efficacité. Vous pouvez poser des questions aux utilisateurs et apporter des ajustements au logiciel en fonction de leur retour.
Quel est le coût de cette dématérialisation de factures ?
Le coût d’une dématérialisation peut varier en fonction de la simplicité de l’outil utilisé et du niveau de personnalisation souhaité. Certaines structures optent pour un outil clé en main afin de minimiser les coûts. D’autres, en revanche, préfèrent des solutions personnalisées qui répondent à leurs besoins spécifiques, même si cela nécessite des frais supplémentaires. Vous pouvez faire un choix en fonction de vos moyens et de vos besoins. Le tarif de dématérialisation de factures peut prendre également en compte certains éléments spécifiques :
- frais d’installation et de configuration,
- frais de formation des employés,
- frais de maintenance,
- frais liés à la gestion et à l’archivage de documents électroniques.
Le coût d’un logiciel de dématérialisation de factures peut varier en fonction des différents modules et des fonctionnalités que vous contractualisez. Il peut aussi dépendre du nombre de documents que vous traitez annuellement. Il faudra prévoir en moyenne entre 140 et 160 euros par mois si vous traitez 3 000 documents par an. L’idéal est de comparer le coût des différents logiciels sur le marché afin de choisir celui qui correspond aux besoins réels de votre entreprise et à votre budget.